De Jaarplanning: Wat Is Het En Hoe Ze Te Maken?

Niet alleen grote bedrijven, maar ook kmo’s en kleine zelfstandigen hebben baat bij een heldere jaarplanning. Maar wat is een goede jaarplanning nu eigenlijk, wat bevat het en hoe stel je een duidelijke jaarplanning op? Dit alles leer je in dit eerste blog van 2025.

Wat is een jaarplanning?

Een jaarplanning is essentieel voor bedrijven.  Het is een strategisch en operationeel instrument. Ondernemingen leggen er hun strategische en operationele doelen voor het komende jaar in vast, en het bevat KPI’s en andere meetbare doelen. Ook belangrijke projecten krijgen een plaatsje in de jaarplanning. Een jaarplan vertaalt de lange termijn doelen en de missie van een onderneming naar hapklare stappen voor dat specifieke (boek)jaar.

Dankzij de jaarplanning krijgt de bedrijfsvoering meer structuur, wat dan weer groei bevordert. Zonder degelijke vooruit geplande acties, blijft groei veelal toeval.

Naast structuur biedt de jaarplanning ook de mogelijkheid om middelen op tijd te plannen en zo te optimaliseren. Last but not least: een jaarplan binnen een onderneming verhoogt focus op de te halen resultaten, wat bevorderend werkt voor productiviteit en efficiëntie. Het heeft dus veel goeds te bieden.

Essentiële onderdelen van het jaarplan

Het is al eerder aangehaald: het jaarplan is een strategisch en operationeel instrument. De onderdelen van het jaarplan zijn echter niet alleen van die aard. Hieronder staat een lijstje met de meest voorkomende onderwerpen, inclusief een klein woordje uitleg:

• Strategische doelen: zaken als omzetverhoging, klanttevredenheid, etc. horen thuis bij strategische doelen. Een strategie heeft meetbare resultaten, het is dan ook zaak de doelen die je opschrijft ‘SMART’ (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) te maken.
• Operationele doelen: MSART-doelen voor verschillende afdelingen van de onderneming (bijvoorbeeld marketing, sales, productie, etc.) Voorbeeld van een SMART-doel voor productie kan zijn: “binnen zes maanden vijf procent meer afgewerkte eindproducten.” Dit is specifiek (5% meer productie), meetbaar (5% meer producten t.o.v. vorige jaar), acceptabel (opinie-gebaseerd, maar laat ons er vanuit gaan dat iedereen akkoord is), realistisch (5% is niet te veel) en tijdgebonden (binnen de eerste 6 maanden).
• Belangrijkste projecten en initiatieven: vermeld hier de belangrijkste projecten (binnen verschillende afdelingen) die je intern gaat aanpakken (dus geen klantprojecten). Dat kan gaan om een grote marketingcampagne, maar ook om een bepaalde sponsoractie, verduurzamingsprojecten van de productie, vervanging van het wagenpark, en dergelijke meer.
• Tijdlijn: dit omvat een gedetailleerde planning van wat wanneer gebeurt. Het bevat vooral belangrijke gebeurtenissen, deadlines voor projecten, belangrijke vergaderingen (zoals de jaarvergadering) en de deadlines voor doelen. Denk hierbij niet aan een dagplanning. Vaak is een jaarplanning opgesplitst in maanden. Afhankelijk van je eigen noden kan je dat uitbreiden naar weken, of verkleinen naar kwartalen. Het is hierbij ook je eigen keuze of je het boekjaar of het kalenderjaar volgt: beide kunnen, beide hebben hun voor- en nadelen.
• Budgettering: verdeel het jaarbudget over de verschillende afdelingen en projecten, zodat zij allemaal genoeg financiële middelen hebben om hun doelen te behalen. In een later blog zal ik het over budgetten hebben.

Dit zijn, in een notendop, de belangrijkste onderdelen van een eenvoudig jaarplan. Grotere ondernemingen voegen daar nog twee extra hoofdstukken aan toe: rolverdeling en meetinstrumenten.

• Rolverdeling: het is belangrijk duidelijke afspraken te maken over wie wat doet. Leg dit dan ook duidelijk vast in de jaarplanning, zo ontstaat er geen verwarring.
• Meetinstrumenten: stel per SMART-doel de manier op waarop je zult bijhouden hoeveel vooruitgang er is geboekt. Een voorbeeld kan zijn: “Maandelijkse rapportering over de groei van het omzetcijfer.”

Het is belangrijk op te merken dat al deze onderdelen facultatief zijn: wat niet nodig is, kan je met een gerust hart weglaten. Een jaarplan is heel eigen aan de onderneming, er bestaat dus geen ‘model’. Ik kan je wel een leidraad meegeven, zie verderop in dit artikel.

Hoe een jaarplanning opstellen

Ik haalde het net al aan, er bestaat geen vast model of vaste structuur die je moet volgen om een duidelijke, effectieve jaarplanning te maken. Er zijn wel een aantal algemene stappen die cruciaal zijn. Hieronder wordt dieper ingegaan op wat belangrijk is en hoe je het uitvoert.

Stap 1: Evalueer het vorige jaar

Ook wanneer je vorig jaar geen jaarplanning hebt gemaakt, heb je genoeg informatie om te vergelijken. Kijk eens naar je verkoopcijfers en je winst. Als je gebruik maakt van specifieke machines of software kan je daar misschien gedetailleerde, leerrijke rapporten uit downloaden. Ook kassarapportage (verkopen per product), het aantal vragen bij de klantendienst (supportvragen), het aantal retourzendingen, de klantreviews, etc. zijn heel informatief.

Combineer alle informatie tot een geheel en maak een duidelijk schema of ander overzicht van wat goed ging, maar ook wat slechter of helemaal niet goed ging.

Een eenvoudige manier om dit te doen, is dankzij een Kanban-bord. Op een groot whiteboard of vel papier maak je vier kolommen: (van links naar rechts) ‘ZEER GOED’, ‘GOED’, ‘MINDER GOED’ en ‘SLECHT’. In elke kolom kan je nu post-its hangen met zaken die heel goed zijn gegaan, zaken die gewoon goed zijn gegaan maar niet uitzonderlijk, zaken die net iets minder goed waren en tot slot ook zaken die echt slecht waren. Voor een visueel overzicht kan je ook nog verschillende kleuren briefjes gebruiken.

Hou er hierbij ook rekening mee: hoe meer je opschrijft, hoe meer je op problemen van het vorige jaar kan inspelen. Schrijf dus ook de zaken op waarvan je vindt dat ze minder belangrijk of minder urgent zijn; wellicht krijgen die toch een plekje in de nieuwe jaarplanning!

Doe je dit leiver op de computer, dan kan je hieronder een Excel-sjabloon downloaden waarin je alles kan opschrijven. Ik raad wel aan dat niet op een klein scherm te doen.

TIP! Doe dit in team, in de vorm van een workshop. Je zal er extra bruikbare post-its uithalen.

Download hier het Excel-sjabloon!

Stap 2: Doelen stellen

Om goede doelen voor de jaarplanning te kunnen stellen, moet je eerst weten wat je minder goede en slechte punten waren. Het is belangrijk deze in twee categorieën op te delen: strategisch en operationeel. Vervolgens ga je ze ook nog eens sorteren op prioriteit.

Eens dat alles gebeurd is, kan je per ‘probleem’ een SMART-doel schrijven. Ik geef hieronder een aantal voorbeelden. Houd er wel rekening mee dat deze doelen flexibel moeten kunnen zijn: een doel kan omwille van omstandigheden tijdens het opstellen van de jaarplanning of zelfs doorheen het jaar aanpassen.

Nu een aantal voorbeelden, zodat je ziet hoe je van een probleemstelling naar een SMART-doel gaat:

Operationeel:

• Probleem: Klantproblemen worden niet binnen een week opgelost, door ontoereikende productkennis bij het supportteam.
• Doel: Voor 1 april heeft de helft van het supportteam minstens drie dagen producttraining gevolgd.

Strategisch:

• Probleem: 250.000 euro minder winst dan verwacht, wegens hoge aankoopprijs van grondstoffen
• Doel: Binnen twee maanden in gesprek gaan met de leverancier, om een staffelkorting van vijf procent of meer te onderhandelen bij afname van duizend kilo staal.

Aan de hand van deze voorbeelden, kan je je eigen SMART-doelen stellen. Vergeet niet: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden!

Verzamel nu ook alle grote, interne projecten, zoals belangrijke marketingcampagnes, de implementatie van nieuwe systemen of richtlijnen, et cetera. De deadline van deze projecten behoort natuurlijk ook tot de doelen die je in deze stap opstelt.

Stap 3: Uitwerking van de doelen

Ik raad echt ten zeerste aan deze stap niet alleen, maar in team te doen. Nog beter: in verschillende kleine groepjes; duo’s of trio’s werken prima.

Je hebt nu de goede en slechte resultaten van het vorige jaar verzameld en deze vertaalt naar doelen voor dit jaar. Het is dan ook tijd om deze doelen in een actieplan te gieten: een doel zonder uitvoering is en blijft gewoon een doel.

Hieronder beschrijf ik hoe ik een dergelijke workshop zou opzetten met een aantal groepjes. Het aantal groepjes of de grootte van de groepjes maakt niet zo hard uit. Zorg er alleen wel voor dat elk groepje minstens één doel kan behandelen.

Voorbereiding

Ik begin met alle doelen op stukjes papier te schrijven: één doel per briefje. Die hussel ik allemaal door elkaar in een pot, mand of andere ondoorzichtige container. Verder leg ik vellen a1-papier, post-its in verschillende kleuren en stiftjes en pennen (ook in verschillende kleuren) klaar. Als je andere (knutsel)spullen hebt liggen, kan je die zeker ook gebruiken. Als je creativiteit stimuleert, krijg je meer interessante oplossing.

De whorkshop

Als alles klaarligt, kan je elk groepje een briefje met een doel laten trekken. De vraagstelling: “Hoe zouden jullie dit doel bereiken? Maak een haalbaar plan van aanpak en bereid een voorstelling van je plan voorm.”

Ik voorzie over het algemeen 45 minuten tot een uur per doel. Blijf zeker in de buurt voor het beantwoorden van vragen, het geven van advies of richting en wellicht het sturen. Laat daarna opnieuw briefjes trekken, totdat alle doelen behandeld zijn.

Het plan presenteren

Laat nu elk groepje hun oplossing presenteren, let goed op, neem eventueel korte, onopvallende notities. Neem het geheel zeker niét op; dat geeft een ongemakkelijk en krampachtig resultaat.Laat nu elk groepje hun oplossing presenteren, let goed op, neem eventueel korte, onopvallende notities. Neem het geheel zeker niét op; dat geeft een ongemakkelijk en krampachtig resultaat.

Ik trek meestal ongeveer een kwartier uit per presentatie. Dat is meestal genoeg om de key-points te benadrukken.

Voeg op het einde wel een vraag- en antwoordmomentje van circa vijf minuutjes toe, waarin jij en de collega’s vragen kunnen stellen over de voorgestelde oplossing.

(Optioneel) Tweede ronde

Als je dat zelf wil en nuttig vindt, en er is tijd voor, kan je ervoor kiezen dezelfde doelen nog eens te verdelen onder de groepjes, maar zorg er wel voor dat ieder groepje een ander doel krijgt. Laat hen opnieuw over mogelijke benaderingen nadenken en deze in een korte presentatie gieten.

Het is helemaal aan jou om te bepalen wanneer presentaties gegeven worden. Je kan ervoor kiezen alle presentaties aan het einde te houden, en dan alle oplossingen tegelijk horen. Ik vind het persoonlijk interessanter om per reeks doelen de oplossingen te horen. Dat geeft een volmaaktere structuur voor de participanten, én je bent bijna zeker dat je geen identieke oplossingen te horen krijgt.

Stap 4: De tijdlijn van de jaarplanning

Nu je je doelen en het plan van aanpak hebt, kan je dat alles al in een document gieten. Schrijf per doel het plan van aanpak uit; ongeveer een a4tje per doel is meestal wel genoeg.

En nu is het tijd om deze doelen in te delen op een tijdlijn. Je kiest hier zelf hoe gedetailleerd je wil gaan. Je kan een kwartaaltijdlijn maken, waarop alle doelen gegroepeerd zijn per kwartaal, of eentje per maand waarin je veel uitgebreider ingaat op wat wanneer klaar moet zijn. Ik verkies er meestal voor om beide te maken: een kwartaaltijdlijn waarin ik algemeen aangeef wat ik wil gedaan hebben op het einde van dat kwartaal en dan een maandtijdlijn waarin ik gedetailleerder plan wanneer wat wordt gedaan. De kwartaaltijdlijn verandert bijna niet, maar de maandtijdlijn kan van de ene op de andere dag er volledig anders uitzien.

En nu is het tijd om deze doelen in te delen op een tijdlijn. Je kiest hier zelf hoe gedetailleerd je wil gaan. Je kan een kwartaaltijdlijn maken, waarop alle doelen gegroepeerd zijn per kwartaal, of eentje per maand waarin je veel uitgebreider ingaat op wat wanneer klaar moet zijn. Ik verkies er meestal voor om beide te maken: een kwartaaltijdlijn waarin ik algemeen aangeef wat ik wil gedaan hebben op het einde van dat kwartaal en dan een maandtijdlijn waarin ik gedetailleerder plan wanneer wat wordt gedaan. De kwartaaltijdlijn verandert bijna niet, maar de maandtijdlijn kan van de ene op de andere dag er volledig anders uitzien.

Stap 5: toewijzen van middelen en verantwoordelijkheden

In deze stap ga je per doel of project kijken hoeveel budget er nodig is en hoeveel andere middelen (personeel, ruimte, materieel, etc.) vereist is en ga je dat toewijzen op doel- of projectniveau. In een volgende blog meer over hoe je zaken kan budgetteren en hoe je kan berekenen hoeveel er per ‘project’ nodig is.

In deze stap ga je ook een verantwoordelijke persoon of team aanwijzen per doel of project. Zo weten zij wat er moet gedaan worden en wat hun deadlines zijn.

Veel gemaakte fouten bij de jaarplanning

Er zijn een aantal valkuilen die je best kunt vermijden bij het opstellen van een degelijke en effectieve jaarplanning.

De eerste, en belangrijkste is: je doet het graag alleen. Dat is begrijpelijk, maar als iedereen zeggenschap heeft, dan is er ook meer betrokkenheid. En betrokkenheid stimuleert ownership.

Daarbij aansluitend is er ook het vakje ‘communicatie’. Het is belangrijk duidelijk en vooral erg transparant te communiceren met alle teamleden over wat er is besproken, wat je verwachtingen zijn, hoe die verwachtingen zullen worden gehaald enzovoort.

Een derde valkuil is niet genoeg flexibiliteit voorzien. Een jaarplanning is, net zoals zo veel in een onderneming, niet een steen gehouwen. Meer nog: de jaarplanning is in zekere zin evoluerend. Je doelen zullen min of meer gelijk blijven, wellicht iets aangepast aan werkelijke situaties. Maar de uitvoering van je doelen – de actieplannen – kunnen drastisch veranderen. Het enige waar je echt wil afblijven, of dat toch proberen, is de budgetten. Laat ruimte voor creativiteit!

De laatste, maar niet minst belangrijke, valkuil die ik écht wil aanhalen, is ‘té ambitieuze doelen’. Ik schets een voorbeeld: als je over de laatste vijf jaar een gemiddelde groei van 10% omzet had, kan je niet verwachten dat deze dit jaar plots 50% zal zijn. Dit doel zou ook niet ‘SMART’ zijn: het is zeker en vast niet realistisch, maar waarschijnlijk ook niet acceptabel.

Evaluatie en resultaatmeting

Later zal er nog een blog volgen over het efficiënt en kwalitatief meten van resultaten van eender welke vorm van planning of onderzoek. Denk hier echter al eens na over hoe je het succes van je gloednieuwe jaarplanning wil gaan meten. KPI’s (Key Performance Indicators) zijn hierbij de, euh… sleutel. Hoeveel omzet is er dit kwartaal gedraaid (en een streefdoel vaststellen).

Stel na het einde van elk kwartaal een evaluatiemoment in, waarin je bekijkt wat de streefdoelen waren, wat er effectief is gepresteerd en vergelijk met vorige kwartalen. Dankzij deze momenten van evaluatie kan je enerzijds goed opvolgen wat je vooruitgang is, maar anderszijds zeker ook bijsturen waar nodig. Je kan bijvoorbeeld bepaalde onrealistische doelen bijschaven, of een actieplan (een beetje) herwerken zodat er een hogere efficiëntie en dus meer resultaat komt.

Hou die evaluatiemomenten regelmatig, maar niet te vaak. Ze mogen geen belemmering op de alledaagse activiteiten vormen.

Conclusie

Een jaarplanning is een handig strategisch en operationeel instrument, wat je best met het hele team opstelt. Het bevat realistische, haalbare doelen en belangrijke projecten die je binnen je organisatie wil afwerken in dat jaar: boek- of kalenderjaar, maakt niet uit.

Het is een super belangrijk document, omdat het richting geeft aan je bedrijf. Het vertaalt de missie in hapklare brokjes die gemakkelijk uit te voeren zijn.

De boodschap is dus: begin snel aan je jaarplanning, nu het nog vroeg in het jaar is!

Hulp met jouw jaarplanning?

Heb je vragen over dit artikel, hulp nodig met een goede jaarplanning of nood aan andere hulp of advies? Aarzel niet en gebruik het formulier hieronder om ons een bericht te sturen!

[wpforms id=”245″]